4 Fases para dirigir una reunión altamente efectiva

4 Fases para dirigir una reunión altamente efectiva.

Todos tenemos reuniones en casa, en una empresa o con tus jefes, y a veces tienes reuniones a cada rato que realmente no son productivas y por ejemplo tu quieres hacer una reunión pero solo tienes buenas intenciones y  no cuentas  las herramientas indicadas, bueno este post te puede ayudar, yo he participado en reuniones de horas y  horas donde no había agenda tampoco puntos clave , ni autoridades, con gente que entraba y salía, sin reglas, tiempos aquellos,  en los que una reunión  solo era una conversación, bueno así fui avanzado y mejorando hasta que  llegue a realizar reuniones efectivas muy cortas que generaban verdadero valor para la empresa dando prioridades y trabajando en equipo de manera muy clara,  motivando,  pidiendo feedback y dándolo  también, bueno ya los modelos han cambiado y el tiempo es oro, es necesario ser líder para encabezar una reunión, además de estar preparado para poder afrontar todos los inconvenientes que en ella se suscita, tener el valor y la confianza de hacerlo bien,  pero primero vamos a definir que es una reunión así como vamos a ver el propósito de una reunión  que puede tener una estructura dinámica.

Reunión

·         El acto o proceso de juntarse con el fin de transar negocios

·         Junta o reunión de personas con el propósito de crear confianzas.

¿Para qué?

Razones para realizar una reunión:

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Difundir, tomar una decisión, aclarar un tema, recibir aportes o perspectivas, sentir que el grupo quiere reunirse.

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Es un tema personal es mejor abordarlo cara a cara, no hay tiempo para abordarse, ya hay una decisión tomada, no vale la pena gastar el tiempo de nadie en el tema, el grupo está molesto y necesita tiempo antes de poder enfrentar la fuente del conflicto o frustración.

¿Quién viene a una reunión?

Regla 8-18-1,800.

Máximo 8 personas, si quieres una lluvia de ideas Brainstorming (18), si quieres divulgar informaciones invita a 1800, o más.

A Grosso modo  Vamos a ver las fases de la reunión siempre siendo claro, puntual,  optimizando el tiempo y las intervenciones así como evitar enfrentamientos y enfriar si es que está muy calientes los temas , si existen temas que no alcanzan a ser abordados programarlos para los siguientes pasos.

Fases

1.    Apertura. Dar el tono de la reunión y lograr que el grupo esté orientado: Dar la bienvenida, revisar el motivo, la agenda, acuerdos con respecto a la agenda, establecer reglas, roles, autoridades, señalar el uso de una pizarra de estacionamiento (registro de los puntos que quedan fuera del propósito de la reunión).

2.    Desarrollo.  Trabajar activamente en los temas de la reunión: Seguir la agenda, facilitar el debate y toma de decisiones, manejar y resolver conflictos, utilizar el estacionamiento, hacer que participen. Cuidado con los hipopótamos en la sala (los miembros pueden tener miedo de participar en la sala, esto se resuelve pidiendo que colaboren específicamente agradecer).

3.    Cierre. Un cierre claro y constructivo, resumir, desarrollar los pasos siguientes, pedir y ofrecer  feedback, cerrar los pendientes, programar la siguiente reunión definiendo  cuando y  donde.

4.    Seguimiento. Con las personas responsables, plazos y objetivos específicos, conversar con los que no se sintieron de acuerdo, evaluarla personalmente para mejorar en el futuro y hacer un resumen de una hoja.

Reuniones virtuales:

·         Videoconferencias 

·         Audioconferencias con soporte en internet

·         Conferencias web

·         Salsa de chat y otras conexiones en vivo.