4 Fases para dirigir una reunión altamente efectiva.
Todos tenemos reuniones en
casa, en una empresa o con tus jefes, y a veces tienes reuniones a cada rato
que realmente no son productivas y por ejemplo tu quieres hacer una reunión
pero solo tienes buenas intenciones y no
cuentas las herramientas indicadas, bueno
este post te puede ayudar, yo he participado en reuniones de horas y horas donde no había agenda tampoco puntos
clave , ni autoridades, con gente que entraba y salía, sin reglas, tiempos
aquellos, en los que una reunión solo era una conversación, bueno así fui
avanzado y mejorando hasta que llegue a
realizar reuniones efectivas muy cortas que generaban verdadero valor para la
empresa dando prioridades y trabajando en equipo de manera muy clara, motivando, pidiendo feedback y dándolo también, bueno ya los modelos han cambiado y
el tiempo es oro, es necesario ser líder para encabezar una reunión, además de estar
preparado para poder afrontar todos los inconvenientes que en ella se suscita, tener
el valor y la confianza de hacerlo bien, pero primero vamos a definir que es una
reunión así como vamos a ver el propósito de una reunión que puede tener una estructura dinámica.
Reunión
·
El acto o proceso de juntarse con el fin de
transar negocios
·
Junta o reunión de personas con el propósito
de crear confianzas.
¿Para qué?
Razones para realizar una
reunión:
+
Difundir, tomar una decisión,
aclarar un tema, recibir aportes o perspectivas, sentir que el grupo quiere
reunirse.
-
Es un tema personal es mejor
abordarlo cara a cara, no hay tiempo para abordarse, ya hay una decisión tomada,
no vale la pena gastar el tiempo de nadie en el tema, el grupo está molesto y
necesita tiempo antes de poder enfrentar la fuente del conflicto o frustración.
¿Quién viene a una reunión?
Regla 8-18-1,800.
Máximo 8 personas, si
quieres una lluvia de ideas Brainstorming (18), si quieres divulgar informaciones
invita a 1800, o más.
A Grosso modo Vamos a ver las fases de la reunión siempre
siendo claro, puntual, optimizando el
tiempo y las intervenciones así como evitar enfrentamientos y enfriar si es que
está muy calientes los temas , si existen temas que no alcanzan a ser abordados
programarlos para los siguientes pasos.
Fases
1.
Apertura. Dar el tono de la reunión y lograr
que el grupo esté orientado: Dar la bienvenida, revisar el motivo, la agenda,
acuerdos con respecto a la agenda, establecer reglas, roles, autoridades, señalar
el uso de una pizarra de estacionamiento (registro de los puntos que quedan
fuera del propósito de la reunión).
2.
Desarrollo.
Trabajar activamente en los temas de la reunión: Seguir la agenda,
facilitar el debate y toma de decisiones, manejar y resolver conflictos,
utilizar el estacionamiento, hacer que participen. Cuidado con los hipopótamos en
la sala (los miembros pueden tener miedo de participar en la sala, esto se
resuelve pidiendo que colaboren específicamente agradecer).
3.
Cierre. Un cierre claro y constructivo, resumir,
desarrollar los pasos siguientes, pedir y ofrecer feedback, cerrar los pendientes, programar la
siguiente reunión definiendo cuando y donde.
4.
Seguimiento. Con las personas responsables,
plazos y objetivos específicos, conversar con los que no se sintieron de
acuerdo, evaluarla personalmente para mejorar en el futuro y hacer un resumen
de una hoja.
Reuniones virtuales:
·
Videoconferencias
·
Audioconferencias con soporte en internet
·
Conferencias web
·
Salsa de chat y otras conexiones en vivo.
